Privacy Policy – droidcon Italy

General Terms and conditions

These General Terms and Conditions are valid for each attendee registered for the droidcon Turin conference 2019, April 4-5, Turin, Italy (hereafter referred to as the “conference”). Any person, delegate, media representative, speaker or sponsor is considered an attendee.

Data Protection and Sharing of Contact Details

The acquisition, handling (which includes saving data, changes, transmission, blocking and erasing) and utilization of all personal registration data is executed within the guidelines of the effective data protection regulations.

Synesthesia srl will collect and store all data for the preparation and execution of the droidcon Italy conference.
When you register, you will be asked to complete the online form providing for: your name, address and email address. The above collected information is required to process, book and complete your booking (including the sending of a confirmation email of the booking to you).

Furthermore, we have implemented and use security procedures and technical and physical restrictions for accessing and using personal information. Only authorized employees are permitted to access personal information for performing their duties in respect of our services.
Our server and network are protected by firewalls against unauthorized access and we have intrusion detection systems that monitor and detect unauthorized (attempts to) access to or misuse of our servers.

Visa Requirements

It is the sole responsibility of the attendee to take care of his/her visa requirements. Attendees who require an entry visa must allow sufficient time for the application procedure. Attendees should contact the nearest embassy or consulate to determine the appropriate timing of their visa applications.
The organisers will not directly contact embassies and consulates on behalf of visa applicants.

Modification of the Event Programme

The event organisers reserve the right to modify the programme, which is published as an indication only.

Cancellation of the Event

In the case that the event cannot be held or is postponed due to events beyond the control of the event organisers (force majeure) or due to events which are not attributable to wrongful intent or gross negligence of the event organisers, the event organisers cannot be held liable by attendees for any damages, costs, or losses incurred, such as transportation costs, accommodation costs, financial losses, etc.
Under these circumstances, the event organisers reserve the right to either retain the entire registration fee and to use it for a future event, or to reimburse the attendee after deducting costs already incurred for the organisation of the event and which could not be recovered from third parties.

Film, Photo and Video Recordings

Synesthesia srl work to create a comprehensive overview of the interactions and events that may be of promotional interest to the droidcon Italy conference. Accordingly, please be advised that you may be filmed or photographed at any time and any presentations you deliver may be recorded.

Liability

The event organisers shall be held liable in the framework of a duty of care as a respectable businessman according to statutory provisions. The liability of the event organisers – for whatever legal reason – shall be limited to intent and gross negligence. The liability of commissioned service providers shall remain unaffected by this. The attendee shall take part in the event at his/her own risk. Oral agreements shall not be binding if these have not been confirmed in writing by the event organisers.

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Informativa Privacy ai sensi dell’art. 13 – 14 Reg. UE/2016/679

La presente Informativa, redatta ai sensi del Reg. UE/679/2016 descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli interessati in relazione all’Evento “Droidcon” (qui di seguito anche l’Evento, per brevità) ed è destinata alle persone fisiche, (Interessati) che a vario titolo partecipano all’Evento (in qualità di pubblico, relatori, dipendenti di aziende sponsor, etc.) e coloro che contattano i Titolari per richiedere informazioni e che utilizzano il sito per scaricare i documenti relativi l’Evento stesso.

I Titolari del Trattamento dei dati é: Synesthesia Srl con sede in C.so Dante, 118 – 10126 Torino. Partita Iva IT 10502360018.

La validità della presente Informativa è limitata all’Evento e non si estende alle altre manifestazioni pubblicizzate sul Sito o su altri Siti esterni eventualmente consultabili mediante collegamento ipertestuale.

 

  1. Finalità del Trattamento.

I dati personali sono raccolti e trattati per le seguenti finalità:

  1. gestione della richiesta di registrazione all’Evento e conseguenti adempimenti logistici, organizzativi, amministrativi, contabili tutti finalizzati a consentire la partecipazione dell’Interessato all’Evento, il download dei contenuti disponibili sul sito, la gestione delle richieste inviate dall’Interessato per informazioni, nonché per la gestione del materiale fotografico e/o video nel quale l’Interessato risulta ripreso, anche accidentalmente, nel corso della manifestazione secondo i termini e i limiti stabiliti nella liberatoria in calce alla presente informativa di cui si raccomanda la visione.

  2. invio all’Interessato di comunicazioni relative all’Evento, nonché comunicazioni inerenti le attività e le iniziative intraprese da Synesthesia finalizzate alla promozione e allo sviluppo del settore applicazioni mobile (sotto forma di informative, comunicazioni commerciali e newsletter).

  3. attività promozionali, commerciali e più in generale di marketing da parte delle società Terze, sponsor o partner dell’Evento, previo espresso consenso dell’Interessato.

 

  1. Basi Giuridiche del Trattamento e conseguenze.

In relazione a ciascuna finalità, il trattamento dei dati ha la propria base giuridica su:

  • Finalità 1.a): il Trattamento è necessario per l’esecuzione del contratto e delle attività precontrattuali correlate ed è pertanto effettuato ex art. 6, co. 1, lett. b) Reg. UE/679/2016.

  • Finalità 1.b): il Trattamento presuppone il suo consenso ex art. 6, co. 1, lett. a); nel caso di prestazione del consenso questo potrà essere revocato in qualsiasi momento facendone espressa richiesta ai contitolari. Il mancato consenso comporta l’impossibilità per i titolari di condividere aggiornamenti e informazioni sulle attività svolte.

  • Finalità 1.c): il Trattamento presuppone il suo consenso ex art. 6, co. 1, lett. a), che potrà essere revocato in qualsiasi momento. Il mancato consenso comporta l’impossibilità per le aziende Sponsor o Partner dell’evento di condividere aggiornamenti e informazioni sulle attività svolte.

 

  1. Natura del conferimento e Tipologia dei dati trattati. 

Il conferimento dei dati è effettuato dall’Interessato mediante la compilazione online del form di registrazione presente sul Sito o mediante le comunicazioni trasmesse su base volontaria dallo stesso Utente (ad esempio via e-mail) e pertanto il conferimento è volontario e facoltativo, in caso di mancata comunicazione degli stessi non sarà possibile procedere con il trattamento per le finalità indicate, ivi compresa la partecipazione all’evento.

I dati raccolti sono di natura comune, personali, identificativi ed informatici riferiti al richiedente la partecipazione all’evento (quali, ad esempio, nome, cognome, e-mail, azienda, ecc.); in ogni caso non verranno richiesti dati di natura particolare.

 

 

  1. Modalità e luogo del Trattamento.

I dati personali saranno trattati con modalità elettroniche e cartacee e saranno oggetto di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione.

I dati saranno trattati dai Contitolari ad opera del personale appositamente incaricato, e più precisamente: da Synesthesia presso la sede a mezzo del personale appartenente alle aree marketing-commerciale, sviluppo associativo, sviluppo e programmazione, presso la propria sede e su server di proprietà del gruppo Linode, LLC Philadelphia, Pennsylvania, United States, Via, in qualità di gestore e manutentore del Sito “http://it.droidcon.com”, a mezzo del proprio personale incaricato, presso la propria Sede e su server collocati presso la server farm di Mobile Season GMBH con sede in Germania, entrambe nominate Responsabili del trattamento da Synesthesia.

 

5.   Accesso e comunicazione dei Dati.

I dati personali raccolti potranno essere resi accessibili, nei limiti delle finalità indicate, a:

  1. dipendenti e/o collaboratori dei Titolari e dei soggetti da loro designati, nella loro qualità di incaricati del trattamento, nonché a soggetti Terzi che collaborano alla realizzazione dell’Evento tra cui, a mero titolo esemplificativo, il personale del centro ricettivo che ospita l’evento, personale di supporto quali hostess di fiera, ecc.., nonché a soggetti Terzi che inviano, per conto dei Titolari, le comunicazioni anche attraverso l’utilizzo di mailing list dedicate e/o da newsletter.

  2. a soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, Uffici Giudiziari, istituti bancari, agenzie di intermediazione e pratiche amministrative, ecc.) qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti, nonché degli obblighi derivanti dalla legge che svolgono attività in outsourcing per conto del Contitolari e che tratteranno i Dati nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.

  3. inoltre, con il consenso libero e facoltativo dell’Utente, i dati potranno essere comunicati alle altre aziende Partner o Sponsor dell’evento che li tratteranno per autonome finalità promozionali e di marketing.

I dati potranno essere comunicati, anche senza il consenso dell’Interessato a tutti quei soggetti (ivi incluse le Pubbliche Autorità) che hanno accesso ai dati personali in forza di provvedimenti normativi o amministrativi.

In ogni caso i dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione.

 

6.    Trasferimento dei Dati

I Dati potrebbero essere trasferiti per le finalità di cui sopra in paesi extra UE, in ogni caso il trasferimento avverrà in virtù delle decisioni di adeguatezza approvate della Commissione Europea ovvero dell’adozione, da parte dei Contitolari, delle Clausole Contrattuali Standard predisposte dalla Commissione Europea.

  1. Conservazione dei Dati.

I Dati Personali saranno conservati, in archivi cartacei ed elettronici, presso i Titolari nel rispetto delle misure di sicurezza previste dalla legge per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui al paragrafo 1) che precede, e comunque per un periodo di tempo non superiore a 2 anni dalla raccolta, salvo eventuali obblighi di legge che richiedano tempi di conservazione superiori.

 

  1. Diritti dell’Interessato

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15 a 22 e dall’art. 34 del Reg. UE/679/2016; in particolare l’interessato:

  • Potrà esercitare il diritto di accesso ai dati personali (art. 15 Reg.),

  • Ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti (art. 16 Reg.);

  • Ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati in presenza delle condizioni indicate dall’art. 17 del Reg.;

  • Ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento in presenza delle condizioni previste dall’art. 18 del Reg.;

  • Ha il diritto di chiedere la portabilità dei dati che lo riguardano (art. 20);

  • Ha il diritto di opporsi ai trattamenti automatizzati, compresa la profilazione (art. 21).

Inoltre, l’interessato potrà in esercitare in ogni momento il diritto di revocare il consenso prestato per una o più finalità senza con questo pregiudicare la liceità del trattamento, basata sul consenso prestato prima della revoca.

L’interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale, ovvero il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia, 11 00186 – Roma (http://www.garanteprivacy.it/).

 

  1. Responsabili del trattamento

L’elenco dei responsabili del trattamento nominati dai Titolari è disponibile presso le rispettive sedi a disposizione degli interessati che ne fanno richiesta.

 

  1. Informativa relativa all’utilizzo delle immagini acquisite mediante foto o video – Autorizzazione (Liberatoria).

Ai fini della normativa sul diritto d’autore (RD 633/1941) e della disciplina sull’utilizzo delle immagini altrui (art. 96 e seguenti RD 633/1941), e del Reg. UE/679/2016, si informa che nel corso dell’evento saranno effettuate fotografie e/o riprese video nelle quali il partecipante potrà essere fotografato e/o video-ripreso. Tale materiale potrà essere utilizzato, nel pieno rispetto della normativa vigente e nel rispetto della tutela, della dignità e decoro delle persone, alla pubblicazione sui siti web, social network (es. Facebook), riviste, TV, brochure o mediante l’inserimento in documenti destinati alla diffusione. Ciò premesso, l’interessato in veste di dichiarante autorizza, senza aver nulla da pretendere, i Contitolari, come sopra identificati, alla ripresa e registrazione, anche mediante società terze, di materiale fotografico e/o audio video relativo all’evento sopra descritto in cui lo stesso sia stato ritratto, nonché alla detenzione, utilizzo, pubblicazione e divulgazione del suddetto materiale per finalità informative, di cronaca, promozionali dell’evento, con qualsiasi modalità, quali esempio, siti web, social network, TV, brochure o mediante l’inserimento, in documenti destinati alla diffusione, pertanto, con il conferimento del consenso (espresso mediante flag della checkbox) l’Interessato dichiara di considerare la posa delle immagini effettuata in forma gratuita e per questo:

  1. di rinunciare a qualsiasi pretesa e rivendicazione anche di natura economica, relativamente agli utilizzi futuri delle riproduzioni oggetto di questa liberatoria nei confronti dei Titolari e dei Responsabili espressamente autorizzati a farne uso;

  2. di sollevare i Titolari da ogni responsabilità, anche economica, concernente un uso scorretto del materiale fotografico e/o audio video da parte degli utenti dei siti web, social network o, comunque, di terzi;

  3. di aver letto e compreso l’intera informativa comprensiva della presente liberatoria e di essere consapevole che la spunta della casella (checkbox) equivale alla sottoscrizione della liberatoria sotto la propria responsabilità.

Vi preghiamo di consultare periodicamente e con attenzione questa pagina al fine di verificare eventuali aggiornamenti o revisioni che si dovessero rendere necessari (anche al fine di recepire e/o conformarsi a normative nazionali, comunitarie, internazionali o per adeguarsi ad intervenute innovazioni tecnologiche)

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